Frist abgelaufen

Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Teilnahmefrist: 07.07.26, 10:00 Uhr
Auftraggeber: ppa - Pfälzische Pensionsanstalt
Ort: Bad Dürkheim, Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht: 03.07.2026
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

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Leistungsbeschreibung

Gegenstand der Beschaffung ist ein integriertes Geschäfts-

und Personalmanagementsystem einschließlich

Softwarebereitstellung im Software-as-a-Service-Modell (SaaS),

Cloudbetrieb, Implementierungsleistungen sowie

Application-Management-Services (AMS) zur Abbildung der

personalwirtschaftlichen, beamtenversorgungsrechtlichen,

finanzwirtschaftlichen und administrativen Prozesse des Auftraggebers.

Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung und den Betrieb der

Standardsoftware einschließlich Herstellerwartung und Support (Los 1)

sowie die Implementierungs-, Migrations-, Schulungs-, Unterstützungs-

und Application-Management-Leistungen (Los 2).

Mit der Beschaffung des Systems verfolgt die ausschreibende Stelle das

übergeordnete Ziel, ihre administrativen, personalwirtschaftlichen und

finanzbezogenen Kernprozesse vollständig digitalisiert, standardisiert

und auf eine zukunftssichere technische Grundlage zu stellen. Das

System soll die Effizienz der Verwaltungsabläufe steigern, die

Datenqualität und Nachvollziehbarkeit erhöhen, die Rechtssicherheit stärken

und die Steuerungs- und Entscheidungsfähigkeit der Organisation verbessern.

Die derzeitige Systemlandschaft ist geprägt durch heterogene Einzellösungen,

eingeschränkte Integrationsfähigkeit und einen hohen Anteil manueller

Bearbeitungsschritte. Dies führt zu redundanten Daten, einem erhöhten

Fehlerpotenzial und einer erschwerten revisionssicheren Nachvollziehbarkeit

von Prozessen. Vor diesem Hintergrund ist die Einführung eines modernen,

integrierten Systems erforderlich, das sämtliche Kernprozesse der Verwaltung

auf einer konsistenten, durchgängigen und skalierbaren Plattform abbildet.

Die Zielsetzung der Beschaffung lässt sich wie folgt konkretisieren:

a) Sicherer Betrieb in einer kontrollierten Umgebung: Durch die Bereitstellung

des integrierten Geschäfts- und Personalmanagementsystems in einer

Private-Cloud-Infrastruktur werden mandantenisolierte, geschützte und

DSGVO-konforme Datenverarbeitungsprozesse gewährleistet. Dies umfasst

insbesondere die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die

Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben wie BDSG und LDSG RLP.

b) Zukunftsfähige, integrierte Prozesse: Einheitliche digitale Abläufe über alle

Kernbereiche der Verwaltung – einschließlich Personal, Beamtenversorgung,

Finanzen und Controlling – ermöglichen eine durchgängige, transparente und

standardisierte Prozessgestaltung. Die systemübergreifende Konsistenz der

Daten schafft eine belastbare Grundlage für operative und strategische

Entscheidungen.

c) Reduzierung manueller Aufwände: Standardisierte Workflows, automatisierte

Routinetätigkeiten und integrierte Reporting- und Analysefunktionen entlasten

Mitarbeitende, reduzieren Fehlerpotenziale und schaffen Kapazitäten für

wertschöpfende Aufgaben. Gleichzeitig wird eine faktenbasierte Steuerung

durch konsistente, aktuelle und qualitätsgesicherte Daten ermöglicht.

d) Rechtssicherheit und Compliance: Es bildet alle relevanten rechtlichen

Vorgaben ab, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Rechnungswesen,

Haushalts- und Beamtenrecht. Revisionssichere Dokumentation,

nachvollziehbare Prüf- und Genehmigungsprozesse sowie standardisierte

Prüfschritte gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

e) Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Private-Cloud-Umgebung erlaubt eine

flexible Anpassung an steigende Datenmengen, wachsende Nutzerzahlen

und zukünftige organisatorische Anforderungen. Dadurch wird das System

zukunftssicher, erweiterbar und leistungsfähig für die langfristige

Unterstützung der Verwaltungsprozesse.

Durch die Implementierung eines integrierten Geschäfts- und

Personalmanagementsystem in der Private Cloud entsteht somit eine integrierte,

standardisierte und revisionssichere digitale Infrastruktur, welche die

Grundlage für die kontinuierliche Digitalisierung und Optimierung der

Kernprozesse der Verwaltung bildet. Das System ermöglicht eine …

Lose (2)

Los1: Software-Subscription (SaaS: Bereitstellung, Cloudbetrieb, Nutzungsrechte, Herstellersupport)
Der Auftragnehmer des Loses 1 ist verantwortlich für die Bereitstellung und den technischen Betrieb der Standardsoftware sowie der zugrunde liegenden Systemplattform. Dies umfasst insbesondere: - Softwarebereitstellung - Cloudbetrieb - Lizenzierung und Nutzungsrechte - Betrieb der Systemumgebung - Sicherstellung von Verfügbarkeit, Performance und Skalierbarkeit - Herstellerwartung, …
Los2: Application Management Service (AMS), Implementierung, Schulung
Der Auftragnehmer des Loses 2 ist verantwortlich für die Einführung, den fachlichen Betrieb sowie die Weiterentwicklung der Anwendung. Dies umfasst insbesondere: - Implementierung - Fachliches und technisches Customizing - Anwendungssupport , insbesondere: 1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support Fehleranalyse und -behebung auf Anwendungsebene - Weiterentwicklung, insbesondere: Change- und …

Eignungsanforderungen

Der Bewerber hat die folgende Referenz (R1) nachzuweisen: Mindestens ein Referenzprojekt, das die Bereitstellung und den dauerhaften Betrieb einer vergleichbaren Softwareanwendung einschließlich Nutzungsüberlassung und Herstellersupport mit Serviceleistungen belegt. Die Referenz muss Leistungen des Anwendungssupports umfassen. Die Referenz muss eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten …
Der Bewerber hat die folgende Referenz (R2) nachzuweisen: Der Bewerber hat mindestens ein Referenzprojekt, das den Betrieb einer vergleichbaren Private-Cloud-Infrastruktur im produktiven Einsatz belegt. Die Referenz muss eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten aufweisen. Soweit der Vertrag zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist noch besteht, muss die tatsächliche …
Sieht die Bewerbung des Bewerbers einen Nachunternehmereinsatz vor, hat er dies in der Bewerbung anzugeben. Der Bewerber hat die Leistungen, die er beabsichtigt an Nachunternehmer weiterzugeben, in das Nachunternehmerverzeichnis einzutragen und das Nachunternehmerverzeichnis mit seiner Bewerbung einzureichen. Nach Aufforderung hat der Bewerber nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen …
Der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft hat seine / ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Eigenerklärung nachzuweisen. Dabei müssen die folgenden Anforderungen insgesamt erfüllt sein: Der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft erklärt, dass der Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens EUR 2 Mio. netto …
Der Bewerber muss über mindestens 50 festangestellte Mitarbeiter verfügen, die in Bereichen tätig sind, deren Leistungen mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Maßgeblich ist der Personalbestand zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist. Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt die vorstehend geforderte Anzahl an Mitarbeitern erreichen.
Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Schadensfall pro Versicherungsjahr für - Sach- und Personenschäden: 1 Mio €uro - Vermögensschäden: 3 Mio €uro - Vermögensschäden durch IT-Fehler: 3 Mio €uro die mindestens zweifach pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen, bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des EWR zugelassenen …

Zuschlag / Ergebnis

Ein verifizierbares Zuschlagsergebnis liegt uns noch nicht vor.